上海专业会议活动布置搭建

上海专业会议活动布置搭建
1、沟通 
我们与委托方进行初步沟通，并就委托方提出的问题提出预案供选择，推荐合适的会议型酒店、餐饮场所、会议交通、接待安排等。 
2、策划 
根据你的想法和要求，为你提供可行性方案，并对方案做进一步沟通，力求以达到会议主办方的预期效果。
3、考察 
根据需要安排客户进行实地考察，对我们推荐的酒店、会议场地、环境、交通车辆及所需的设备等细节进行评估，并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行探讨，大致明确双方的责任与义务。 
4、确定 
对预案及服务流程进行进一步推敲，把方案细化，然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任，并签署相关服务协议。 
5、执行 
协议一旦签署必须严格执行，以保证各项工作的顺利进行；若在此期间，会议方需要提供原来协议之外的服务视为协议的延伸，需要签订临时协议，临时协议允许采取事前商议、事后结算的方式执行。 
6、结算 
双方财务人员认真核对各类单据明细，严格按照协议执行核算。
会议一般遵循以下流程：
一、会议准备:
1、向上级主管部门申请会议,确定会议召开时间、嘉宾.2、确定酒店、菜色等清单.3、确定嘉宾抵达时间,是否需要接站.一定要再次和人员核实,避免突发情况却不知情.4、横幅、礼品、水果、酒水的准备.5、会议指南、会议安排、会议资料事先准备妥当.
二、会议报到:
1、联系酒店、安排欢迎宣传海报、确定有效签单人.2、安排接待人员提前到场,人员报到时需填写完整信息到签到薄,同时发放会议资料、指明会场.3、需要的酒水提前安排好.
三、会议开始:
1、提前会场布置,测试音响、电脑、照相机等设备的正常使用.2、布置鲜花、横幅、耳麦、茶水、人员位子等.3、会议结束,需要通知合影.
四、会议结束:
1、需要其他安排的另行通知 2、有送站的话,必须安排陪同人员.